OBOWIĄZEK INFORMACYJNY W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

2. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych.
a) Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora

w następujących celach:

– przygotowania oferty, negocjacji, zawarcia i wykonania umowy,
– postępowania reklamacyjnego,
– marketingowych własnych produktów lub usług, zmierzających w szczególności do ponownego zawarcia i realizacji umowy,
– realizacji ustawowych zadań w zakresie ochrony zdrowia zwierząt oraz weterynaryjnej ochrony zdrowia publicznego i środowiska,
– dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą z Panią/Panem umową,
– nagrywanie rozmów telefonicznych w związku z korzystaniem z produktów lub usług, jak również ze względów bezpieczeństwa i poprawy jakości usług,
– zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystywaniu monitoringu wizyjnego,
– weryfikacji tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących lub wykonujących usługi na rzecz takiego podmiotu,
– archiwizowania danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa – Ordynacja podatkowa,
– przestrzegania przepisów prawa,
– przekazywania niezbędnych informacji.

b) Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych będzie odpowiednio:

– niezbędność danych do zawarcia i wykonania umowy zawartej z Panią/Panem (art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”),
– niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w szczególności wystawiania i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych, udzielania odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianej przepisami, udostępnienia danych kontrahentów na żądanie właściwych organów lub sądów,
– tzw. prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności:

• ustalanie lub dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych, a także obrona przed takimi roszczeniami,

• weryfikacja kontrahentów w publicznych rejestrach,

• względy bezpieczeństwa i poprawy jakości usług,

• weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących lub wykonujących usługi na rzecz takiego podmiotu np. kurierów lub osób przewożących gotówkę, osób odbierających towar etc.,

• kontakt z kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów kontrahentów służących umożliwieniu kontaktu z kontrahentami,

• przetwarzanie danych dla celów marketingowych w trakcie trwania stosunku prawnego między Panią/Panem a Administratorem,

– Pani/Pana zgoda – w przypadku przetwarzania danych dla celów marketingowych po zakończeniu stosunku prawnego między Panią/Panem a Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

3. Rodzaj danych.

a) Administrator może przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

– imię i nazwisko kontrahenta/nazwa firmy,
– adres, w tym adres prowadzenia działalności gospodarczej, adres miejsca świadczenia usług oraz adresy korespondencyjne,
– dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu lub faxu,
– numer PESEL,
– stanowisko zajmowane przez Panią/Pana w ramach Państwa organizacji,
– specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej),
– numery posiadane we właściwych rejestrach (np. REGON i NIP),
– numer rachunku bankowego,
– głos w trakcie prowadzonej rozmowy telefonicznej.

Administrator może pozyskiwać również Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS, bazy GUS, rejestr VAT UE, w celu weryfikacji informacji podanych przez kontrahentów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

4. Okres przechowywania danych.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń

z tytułu umowy lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy.

Tam, gdzie Administrator przetwarza dane osobowe w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora, dane osobowe nie będą przetwarzane dla określonego celów jeżeli Administrator otrzyma sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Jeśli Administrator przetwarza dane w oparciu o Pani/Pana zgodę, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej wycofania.

5. Odbiorcy danych osobowych.

a) Administrator ma prawo przekazać innym podmiotom Pani/Pana dane jeśli będzie to konieczne, aby realizować cele wymienione w punkcie 2a), w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań zleconych przez Administratora, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Administrator posiada inną podstawę prawną.

b) Administrator może przekazywać Pana/Pani dane:

– osobom upoważnionym przez Administratora – pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki,
– podmiotom przetwarzającym – którym Administrator zleci czynności wymagające przetwarzania danych: broker, spedytor, firma transportowa, podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów,
– innym odbiorcom danych – np. kurierom, dostawcom usług pocztowych, bankom, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym, hostingodawcom, biurom rachunkowym, dostawcom systemów mailingowych,
– instytutom i inne placówkom wykonującym specjalistyczne badania, podmiot zbierający i utylizujący odpady,
– wszelkim krajowym organom administracji publicznej, organom innych państw członkowskich UE lub sądom, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;

6. Zapewnienie Administratora o rzetelności i przejrzystości przetwarzania danych.

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę Pani/Pana danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych.

Wszyscy pracownicy i współpracownicy Administratora uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.

7. Prawa przysługujące kontrahentom i korzystanie z nich.

a) Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Administratora. Jeśli uzna Pani/Pan, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, przysługuje Państwu prawo do złożenia wniosku o ich sprostowanie. Administrator niezwłocznie skoryguje takie informacje,

b) Ponadto, ma Pani/Pan prawo do:

– wycofania zgody w przypadku, gdy Administrator uzyskał taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem),
– żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO,
– żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO,
– wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej,
– przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Administratora i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności,

Administrator będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych,

c) Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy.

W przypadku niepodania danych osobowych takich jak imię, nazwisko, adres zamieszkania/siedziby, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, Administrator nie będzie w stanie zrealizować Pani/Pana zamówienia.